10 vanlige feil når du presenterer – og hvordan du kan unngå dem

Vi er mer redde for å snakke foran en forsamling enn for å dø, sies det, og det er kanskje ikke så rart som det høres ut: Døden kan jo være en befrielse, mens en dårlig presentasjon gnager på selvtilliten i lang tid. I denne artikkelen finner du tips til hvordan du gjør bedre presentasjoner og foredrag.

Mentorbilde juni 2013

Noen er flinkere til å presentere enn andre. Slik er det bare. Enkelte har talent for å stå på en scene og engasjere publikum, men det er ikke alltid at de som har scenetalentet har fagkunnskapen – og derfor må de som har fagkunnskapen også lære seg litt om hvordan de får formidlet denne.

Unngå de vanlige foredrags-tabbene

Det største hinderet for mange er nervøsitet og frykten for å gjøre feil. Og det gjøres en del feil. Vi har samlet 10 av de vanligste tabbene slik at du kan ta dem med deg når du forbereder din neste presentasjon:

Tabbe #1: Du kan ikke emnet godt nok

”If you can’t explain it simply, you don’t understand it well enough”

Albert Einstein har et veldig godt poeng: Du må kunne det du skal snakke om, og du må kunne det godt nok til å ikke bare formidle det som står på powerpoint-slidene, men også til å svare på spørsmål.

Forberedelsestips:

  • Ikke snakk om emner du ikke mestrer.
  • Hold fokus. Ikke snakk om ting du ikke kan være helt klar på.
  • Tenk igjennom mulige (og umulige) spørsmål på forhånd.

Tabbe #2: Death by PowerPoint

”If you liked the book, you’ll love the powerpoint-slides”. Steve Krug.

Det er veldig vanlig å fylle lysbildene sine med tekst. Vi har jo så mye vi skulle ha sagt! Og for å huske alt vi skal si må vi skrive det inn på slidene? Og for å få plass så må vi jo ha liten skriftstørrelse? Og 67 slider? Som vi skal igjennom på 30 minutter?

PowerPoint er en god krykke for mange, og det er et fantastisk hjelpemiddel. Om du bruker det riktig. Hvis du bare har tekst og tall kommer du til å kjede folk i hjel.

Det er ille nok med tekstfylte presentasjoner, men når en så leser opp det folk kan lese selv blir det ekstra kjedelig. Folk kommer ikke for å høre høytlesing.

Forberedelsestips:

  • Bruk fontstørrelse 30 – Det er lett å lese for alle – og det tvinger deg til å fokusere på det essensielle.
  • Ha som tommelfingerregel at hver slide tar ca 2 minutter. Skal du snakke i 30 minutter bør du ikke ha mer enn 15 slides.

PS: Mannen bak sitatet i starten av avsnittet – Steve Krug – er forfatteren av den beste boken du kan finne om brukervennlighet på nett; ”Don’t make me think”. Men han er en elendig foredragsholder, og han vet det. Derfor holder han heller workshops der toveisdialog gjør dynamikken helt annerledes.

Tabbe #3: Du prøver å formidle absolutt ALT du kan

De beste foredragsholderne er sjelden dem som kan mest om faget/emnet.

For det er et problem å kunne for mye om en ting når en skal formidle til noen som kan lite. En tar gjerne noe kunnskap for gitt og hopper til de mer avanserte problemstillingene. En drar sammenhenger som tilhørerne ikke har forutsetninger til å følge med på. En lesser av seg med anekdoter og detaljkunnskap, hopper fra emne til emne og klarer ikke å holde noen som helst rød tråd. Folk blir forvirret eller enda verre: føler seg dumme. Vi hater folk som får oss til å føle oss stupide.

Forberedelsestips:

  • K.I.S.S. (Keep It Simple Stupid) – Velg 3 hovedpoenger og gå i dybden på dem.
  • Er du konsulent eller jobber 100% innen et smalt fagfelt så tenk over hvor sent nye ideer sprer seg til generalistene/kundene. Ofte er kunder 4-5 år bak konsulenter/fagspesialister i tankegang og du må ”ned på deres nivå” for å kunne bygge dem opp.

Tabbe #4: Aner ikke hvem du snakker for

Jeg arrangerte en gang en konferanse om hvordan unngå nedetid i IT-systemer. I salen satt  IT-direktører fra de største virksomhetene i Norge. En av foredragsholderne var en ung konsulent som presterte å bruke hele foredraget sitt på å forklare IT-direktørene at for å unngå problemer måtte de lukke alle programmene før de slo av PC-en…

Folk har ulike kunnskapsnivå og erfaring. Når du skal presentere eller kommuniserer på noen som helst måte, MÅ du vite hvem du skal formidle til og hvilket nivå de er på.

Forberedelsestips:

  • Be om deltagerliste.
  • Ring arrangøren og spør hvem som kommer og hvilket nivå de er på, eller aller helst: Ring noen av deltagerne og fritt dem ut om hva de kan og hva de forventer seg.
  • Bruk gjerne Skill-Will Matrisen for å finne hvordan du skal vinkle kommunikasjonen. Er folk tvunget ut for å høre på må du vinkle kommunikasjonen helt annerledes enn om det er supermotiverte folk i salen.

Tabbe #5: Er for avhengig av internett

Hvorfor fungerer aldri internett på konferansehoteller? Det er et spørsmål foredragsholdere har spurt seg siden tidenes morgen. Det vil si på midten av 90tallet for de mest avanserte.

Konferansearrangører har blitt veldig mye bedre på dette, men fremdeles må en gjerne dele et trådløst nett med 100 andre og streve med brukernavn og passord bare for å oppdage at den videoen som fungerte så bra hjemme på kontoret ikke er mulig å spille av når du presenterer.

Forberedelsestips:

  • Sjekk om det er mulighet for en egen dedikert nettilgang
  • Last ned videoer og slikt på forhånd. På YouTube trenger du bare skrive ”ss” foran youtube i adressen på videoen du vil laste ned så får du en link til en nedlastingsfil (Eksempel: www.ssyoutube.com/watch?v=YAq1EUg15bk)
  • (PS: Fletter du video inn i presentasjonen og sender den til en arrangør som skal ha alle presentasjonene på en felles datamaskin: Husk å legge ved videofilen)

Tabbe #6: Dårlig design av lysbildene

Folk kommer ikke for å se tekst og bilder fly inn og spinne ut. De mister tillit til fagkunnskapen din om du ikke klarer å ha en konsekvent stil igjennom hele presentasjon.

Ja, det er innholdet ditt som er viktigst, men om effektene, bildene, fontene og fargene ikke bidrar til å forsterke budskapet ditt, så bidrar det til å vanne det ut. Og er du ekstra slumsete så vil ikke tilhørerne gi innholdet ditt noen sjanse i det hele tatt.

Forberedelsestips:

  • Tenk over at 1 av 7 voksne menn er fargeblinde og sliter med rød/grønn kombinasjoner.
  • Ha god kontrast mellom tekst og bakgrunn. Svart tekst på lys bakgrunn er enklest å lese, men unngå helt kritthvit. Det blir for lyst
  • Mørk bakgrunn og lys tekst kan fungere om det er enkel/lite tekst.
  • Bruk lettleste fonter og ikke mer en 2-3 ulike.
  • Bruk bilder for å illustrere et poeng, IKKE for å dekorere.
  • Vær konsistent

Tabbe #7: Prøver å være morsom

Det er veldig kjekt å høre på morsomme foredragsholdere, men ikke tro at folk sitter i salen for å bli underholdt. De vil lære. De vil ha noe av verdi å ta med tilbake. Du kan gjerne dra noen morsomme poenger om det faller deg naturlig, men fokuser for all del på det faglige innholdet.

Veldig mange som er nervøse for å presentere tror at de må få folk til å klappe og le. Det å planlegge morsomheter gjør bare nervøsiteten verre og presentasjonen dårligere. Du kommer til å tenke mer på timing av vitser enn hvordan du skal bygge opp pedagogikken.

Forberedelsestips:

  • Ikke prøv å være en ”morsom foredragsholder” – Vær deg selv. Folk lukter ”fake” på mils avstand.
  • Fokuser på å formidle noe av verdi.
  • Konsentrer deg om de faglige poengene og konstruer eksempler som illustrerer dem. Applausen kommer om innholdet er bra, og latteren klarer du deg uten.

Tabbe #8: Er ute i siste liten

Skal du virkelig gjøre en god presentasjon bør du være ute i god tid. Det gjelder både med å lage presentasjonen og med å møte opp der du skal snakke. Da har du handlingsrom om noe teknisk skulle oppstå – det gjør det alltid – og du får tid til å gjøre deg kjent med dem du skal presentere til.

Snakker du på en større konferanse er det også svært nyttig å høre de andre foredragene slik at du kan understreke dine egne poenger og unngå at du messer om ting folk har hørt tidligere på dagen. I tillegg vil arrangøren av konferansen elske deg fordi han slipper å bekymre seg for om du dukker opp.

ALDRI si at ”Jeg ble ferdig med presentasjonen i går kveld”. Du tror kanskje at det viser at du har jobbet knallhardt med den, men du oppnår bare å vise at du er en ustrukturert fyr som har denne presentasjonen som sisteprioritet.

Forberedelsestips:

  • Sett av tid i kalenderen 2 uker før til å lage presentasjonen. Ikke vent til siste kvelden.
  • Beregn tid til parkering, innregistrering, finne riktig rom, oppstart av PC, sjekk av mikrofon osv.
  • Ha nødvendige telefonnummer klare i tilfelle du støter på forsinkelser

Tabbe #9: Forbereder deg for mye

Det er ting du umulig kan forberede deg på. Uventede spørsmål fra salen. Tekniske problemer.  Forsinkelser. Om du da har planlagt presentasjonen så rigid at alle slidene og bevegelsene er memorert og timet til nanosekund-nivå så vil slike uventede ting ødelegge hele presentasjonen.

Kontroll er for begynnere” sier kursholderen og jazzmusikeren Carl Størmer, og han har et poeng. Som en jazzmusiker så må du ha grunnforståelsen og kunne faget, men du må evne å improvisere når resten av bandet velger en litt annen retning

Forberedelsestips:

  • Ha kontroll på tiden men legg alltid inn slack for spørsmål og inkurier.
  • Tenk over hva som er de viktigste poengene slik at du letter kan velge bort det uviktige om noe skulle oppstå og du får et kvarter kortere tid
  • Ikke prøv å være perfekt. Det holder å være god.

Tabbe #10: For lav energi

”Unnskyld at jeg er her… Er det noen som har et sted jeg kan gjøre av hendene mine?”

Dale Carnegie, som på 30-tallet skrev ledelses-klassikeren ”How to Win Friends And Influence People” ba ved en tilfeldighet sine presentasjonsteknikk-studenter å snakke om emner som gjorde dem sinte. Han oppdaget da at de som var redde for å snakke foran en forsamling ikke hadde noen problemer med å stå på talerstolen, og de leverte poengene med bravur.

Du trenger ikke være sint for å presentere, men du MÅ øke energinivået ditt. Du skal nå ut til mange og enkelte av dem er kanskje 20 meter unna. Da må entusiasmen og stemmenivået heves. Du må bruke større bevegelser. Du må gire opp!

Er du virkelig engasjert i det du skal snakke om så kommer stemmenivået og bevegelsen automatisk.

Forberedelsestips:

  • Finn de emnene som virkelig engasjerer deg og gå i dybden der. Prøv å lage noe du virkelig vil snakke om og ikke bare en ”presentasjon”
  • Vær en ekstrem versjon av deg selv. Selv om det ikke er alt du brenner like sterkt for, må du likevel prøve å fremstå slik for å få frem poengene. Du kan gjerne variere energinivået, men forestill deg at du skal gi energi til dem som hører på.

Hvis du ønsker å lære mer om å presentere og holde foredrag har Tekna flere kurs i presentasjonsteknikk både i Oslo og rundt om i lokalavdelingene.

Av Kåre Garnes

Share on FacebookShare on LinkedInShare on Google+Share on RedditPin on PinterestEmail this to someone

Kommenter